Consolideren in Excel: gegevens van meerdere bladen samenvoegen

Veel Excel-gebruikers worstelen met dit probleem: je wilt meerdere werkbladen (soms zelfs verspreid over meerdere mappen) samenvoegen tot één Excel-werkmap. Een oplossing is om alles te kopiëren en plakken. Maar dat moet handiger kunnen!

In deze blog gaan wij gegevens consolideren, die staan verspreid over meerdere tabbladen en werkmappen. Met behulp van deze functie kun je eenvoudig de gegevens van meerdere bladen samenvoegen. Wij gaan hierbij ook gebruik maken van berekeningen. Hierbij kun je denken aan functies als Som, Aantal en Gemiddelde. Maar ook enkele andere functies zijn mogelijk.

Het samenvoegen van de gegevens van de verschillende werkbladen doen wij met behulp van de functie Consolideren. Je kunt deze functie vinden op het tabblad Gegevens.

Verschillende werkbladen met gegevens

In ons voorbeeld hebben wij vier regio’s, waar wij onze producten verkopen. Voor iedere regio hebben wij een eigen werkmap. Wij willen graag in één overzicht de totalen zien van de verkopen in het eerste kwartaal.

Belangrijk bij het consolideren in Excel is dat de werkbladen dezelfde gegevensstructuur hebben. Je ziet dat alle tabbladen dezelfde rij- en kolomkoppen hebben. Wanneer de gegevens op een andere manier zijn geordend, is het niet mogelijk om te consolideren.

Het aantal rijen en kolommen kan wél verschillen. Zo zie je dat regio Noord als enige regio ook bananen verkoopt.

Gegevens samenvoegen: consolideren

Om een goed overzicht te krijgen van de verkopen gaan wij ons totaaloverzicht in een nieuwe, lege Excel-werkmap plaatsen. Wij gaan staan in cel A1 en klikken vervolgens op het tabblad Gegevens op de knop Consolideren.

Het gelijknamige venster Consolideren verschijnt. Hieronder zie je het nu nog lege venster.

Excel stelt zelf de functie Som voor. Wanneer je op de keuzelijst klikt, zie je dat je kunt kiezen uit meerdere functies. Wij willen de totalen zien, dus wij laten de voorgestelde functie Som staan.

De volgende stap is het toevoegen van de bereiken die wij willen optellen. Wanneer de map openstaat, klik je achter in het vak Verwijzing op de knop met de pijl omhoog (rood omcirkeld in de onderstaande afbeelding). Je kunt nu naar het document gaan en het gewenste bereik selecteren.

Klik na het selecteren van het bereik op de knop aan het einde van het vak Verwijzing om het venster Consolideren weer volledig zichtbaar te maken. Klik nu op de knop Toevoegen om de verwijzing te verplaatsen naar het vak Alle verwijzingen.

Voeg op dezelfde manier ook de overige vier regio’s toe. Maak hierbij wel iedere keer het vak Verwijzing leeg. Doe je dit niet, dan ga je steeds naar het laatst gebruikte Excel-blad toe.

Onze tip: is de map gesloten? Klik dan op de knop Bladeren om de gewenste Excel-map te openen.

Wanneer alle regio’s zijn toegevoegd, moeten wij nog aangeven dat wij de rij- en kolomkoppen van de originele bestanden willen gebruiken. Vink hiervoor onder Labels gebruiken de velden Bovenste rij en Linkerkolom aan.

Omdat de mogelijkheid bestaat dat er nog wijzigingen komen in de originele bestanden, willen wij deze ook bijwerken in ons totaaloverzicht. Vink hiervoor het veld Koppelingen met brongegevens maken aan.

Het venster ziet er nu als volg uit:

Klik nu op de knop OK. Het resultaat is als volgt:

Excel maakt bij het consolideren gebruik van de functie Subtotalen. Wanneer je op het plussymbool voor de rijnummers klikt, worden de details zichtbaar. Je ziet dat de cellen verwijzen naar de brongegevens. Wijzig je de gegevens in het bronbestand, dan wijzigen ook de gegevens in het geconsolideerde werkblad.

Extra handig: wil je snel alle details zien? Klik dan op het knopje met de 2. Wil je weer alleen de totalen zien? Klik dan op het knopje met de 1!

Wil je meer van dit soort handige tips & tricks leren in Excel? Ken je de basis, maar wil je nóg meer uit het programma halen? Volg dan onze cursus Excel Gevorderd. Na deze cursus heb je alle handvatten om zo efficiënt mogelijk te werken met Excel!