Wijzigingen bijhouden in Word
In de dagelijkse praktijk komt het ongetwijfeld regelmatig voor: je hebt een tekst geschreven, die je graag door een ander in je team wil laten nalezen. Je collega heeft wellicht een aantal opmerkingen en wil wat wijzigingen in het document aanbrengen. Maar het is natuurlijk wél zo prettig, wanneer jij ook kunt zien wat er precies is gewijzigd in een document…
Gelukkig heeft Word hiervoor een oplossing! Met behulp van de functies in het tabblad Controleren kun je documenten namelijk voorzien van opmerkingen en wijzigingen aanbrengen zonder het document zelf te veranderen.
In deze blog leggen wij uit hoe je wijzigingen in een document in Word kunt bijhouden, zonder dat het document zelf verandert. Ook laten wij zien hoe je wijzigingen kunt weergeven, kunt accepteren of kunt afwijzen.
Wijzigingen bijhouden
De functies die je gebruikt bij het bijhouden van wijzigingen, ofwel het reviseren van documenten, vind je op het tabblad Controleren.
- Ga in het lint naar het tabblad Controleren. De opdrachten voor het reviseren van documenten vind je wanneer je klikt op de knop Bijhouden.
Met de knop Wijzigingen bijhouden schakel je het markeren van wijzigingen in of uit. Wanneer het markeren van wijzigingen is ingeschakeld, verschijnt de tekst die aan een document wordt toegevoegd onderstreept en in een andere kleur. Wanneer je iets verwijdert, wordt de tekst doorgestreept.
Wanneer een document door meerdere mensen na elkaar wordt bewerkt, verschijnen de revisies van elke redacteur in een andere kleur.
Om wijzigingen bij te houden voer je de volgende stappen uit:
- Klik op de bovenste helft van de knop Wijzigingen bijhouden. De knop wordt donkergrijs. De functie is nu ingeschakeld.
- Activeer in de keuzelijst Weergeven voor revisie de optie Alle markeringen.
Door op de knop Wijzigingen bijhouden te klikken kun je werken in het document zonder de originele versie te veranderen. Probeer maar eens een aantal wijzigingen aan te brengen in een bestaand document.
De wijzigingen worden in een kleur weergegeven. Elke toevoeging verschijnt onderstreept en de verwijderingen zijn doorgehaald. Standaard worden ook wijzigingen in de opmaak gemarkeerd, wanneer de knop Wijzigingen bijhouden is ingedrukt. Hiervoor plaatst Word een ballonnetje in de rechtermarge.
Onze tip: wil je liever dat opmaakwijzigingen niet worden weergegeven? Met de knop Markeringen weergeven in het tabblad Controleren kun je zelf bepalen welk soort wijzigingen in het document moeten worden weergegeven. Wanneer je op de knop Markeringen weergeven klikt en de optie Opmaak uitschakelt, zullen de markeringen voor opmaakwijzigingen verdwijnen.
Originele of gewijzigde versie bekijken
Via de keuzelijst Weergeven ter revisie onder de knop Bijhouden op het tabblad Controleren kun je bepalen of je de originele versie of de nieuwe versie van het document wilt bekijken. Ook kun je kiezen of daarbij markeringen moeten worden getoond of niet.
Om te kiezen welke versie je wilt bekijken, open je de keuzelijst Weergeven ter revisie. Wanneer je wilt zien hoe het gewijzigde document eruitziet, zonder markeringen, kies je voor Geen markeringen. Je ziet het document, zoals het eruit komt te zien, wanneer alle wijzigingen zouden worden geaccepteerd.
Wanneer je in de keuzelijst Weergeven ter revisie kiest voor Origineel, wordt het document getoond, zoals het was vóórdat de wijzigingen werden aangebracht.
Wijzigingen accepteren of afwijzen
Wanneer je een document terugkrijgt waarin wijzigingen zijn aangebracht, kun je deze wijzigingen op verschillende manieren verwerken:
- je accepteert alle wijzigingen in één keer;
- je heft alle wijzigingen in één keer op;
- je loopt van wijziging naar wijziging en kiest telkens voor negeren of accepteren.
Let op: voordat je de wijzigingen langsloopt, is het belangrijk om het bijhouden van wijzigingen uit te schakelen. Wanneer je dit niet doet, worden ook jouw wijzigingen weer gemarkeerd. Je schakelt het bijhouden uit door nogmaals op de knop Bijhouden te klikken.
Om alle wijzigingen in één keer te accepteren klik je op het tabblad Controleren op de knop Accepteren en naar volgende gaan. In de keuzelijst kies je voor de optie Alle wijzigingen accepteren. Wanneer je alle wijzingen juist wilt afwijzen, klik je in hetzelfde groepsvak Wijzigingen op de knop Weigeren en naar volgende gaan. In de keuzelijst die verschijnt, kies je nu voor Alle wijzigingen weigeren.
Wanneer je de wijzigingen een voor een wilt accepteren of afwijzen, voer je de volgende stappen uit:
- Plaats allereerst je cursor boven in het document, waarin wijzigingen zijn aangebracht.
- Klik in het tabblad Controleren in de groep Wijzigingen op de knop Volgende. De eerste wijziging is nu geselecteerd.
Tip: je kunt een wijziging ook selecteren door in de wijziging te klikken.
- Klik op de bovenste helpt van de knop Accepteren en naar volgende gaan. De wijziging is definitief en de markering verdwijnt. De volgende wijziging is geselecteerd.
De volgende aanpassing willen wij juist niet accepteren.
- Klik op de knop Volgende om naar de volgende wijziging te gaan.
- Klik nu op de linkerkant van de knop Weigeren en naar volgende gaan. De wijziging wordt nu ongedaan gemaakt. De markering verdwijnt en je gaat naar de volgende wijziging.
Wil je meer van dit soort handige tips leren in Word? Volg dan onze cursus Word Gevorderd. Na afloop van deze training heb je ruim voldoende handvaten om nóg efficiënter aan de slag te gaan met het programma!