Taakbalken automatisch kleuren in MS Project

Standaard zijn de taakbalken in MS Project blauw of, wanneer je het kritieke pad zichtbaar maakt, rood. Voor het overzicht wil je mogelijk een aantal taakbalken een afwijkende kleur geven, zodat deze beter opvallen.

Je kunt de taakbalken natuurlijk handmatig een andere kleur geven. Je gaat dan echter voorbij aan de mogelijkheden die MS Project biedt. Je kunt de taakbalken namelijk ook automatisch een kleur geven en deze gelijk toevoegen aan de legenda! Op deze manier is het ook voor buitenstaanders duidelijk wat de kleur inhoudt.

In onderstaande blog leggen wij in drie simpele stappen uit hoe je taakbalken automatisch kunt kleuren.

Stap 1: het toevoegen van een vlag-kolom

In deze blog gaan we met onderstaand project aan de slag:

Om de taakbalken automatisch te kleuren moeten wij eerst een extra kolom toevoegen, genaamd Vlag1. In de oudere versies van MS Project heet deze kolom Markering1. Het is mogelijk om een totaal van 20 Vlag-kolommen toe te voegen.

Om de kolom toe te voegen klik je met de rechtermuisknop op de kolomkop Taaknaam. Vervolgens kies je uit het snelmenu de optie Kolom invoegen. Wanneer je de eerste twee letters typt, wordt het veld al geselecteerd.

Wanneer de kolom is ingevoegd verschijnt er een kolom met een Ja/Nee-veld. De standaardinstelling is Nee.

Let op: standaard is het niet mogelijk om de kleur van de taakbalken te laten bepalen door de resourcenaam. Dit is alleen mogelijk met behulp van de vlag-kolommen.

In ons voorbeeld gaan wij de taken 3, 4 en 9 veranderen in een Ja. Dit zijn de balken die wij een andere kleur willen geven.

Stap 2: de balkstijl aanmaken

Wanneer je de taken hebt veranderd in een Ja, klik je met de rechtermuisknop op een lege plaats in het grafische deel. Je moet dit niet doen op een van de taakbalken. In dit geval pas je namelijk alleen de geselecteerde taakbalk aan.

Kies uit het snelmenu de optie Balkstijlen. Het volgende venster verschijnt:

In dit venster kun je bestaande taakbalken aanpassen en nieuwe taakbalken aan je project toevoegen. Omdat je een volledig nieuwe taakbalk wilt, scrol je naar beneden en klik je in de eerste lege regel.

Typ in het vak Naam de naam van de taakbalk. Dit kan de naam van een specifieke resource zijn. Het kan echter iedere andere tekst zijn die voor jou relevant is. Vervolgens selecteer je in het vak Weergeven voor … taken het veld Vlag1. Wanneer je de eerste twee letters typt in het veld, verschijnt de naam automatisch.

Stap 3: de balkstijl aanpassen

De taakbalk is nu gecreëerd, maar de lay-out is nog een grijze balk. Wij gaan dit aanpassen in het onderste deel van het venster.

Als eerste gaan wij de kleur van het middenstuk aanpassen. Klik hiervoor op de keuzelijst Middenstuk en kies de gewenste kleur. Wanneer je dit hebt gedaan, gaan wij de balk verder verfraaien met een begin- en een eindstuk. Klik hiervoor in het vak Vorm bij het Beginstuk en kies de gewenste vorm. Herhaal dit bij het Eindstuk. Je ziet het resultaat direct in de tabel.

Wanneer je op OK klikt, zie je het resultaat direct in je project. Wanneer je nu een Nee verandert in een Ja en omgekeerd wordt de taakbalk direct aangepast.

De legenda

Door de taakbalk op deze manier aan te passen is deze direct toegevoegd aan de legenda. Het is voor de lezers van het geprinte project (of pdf) dan ook in één oogopslag duidelijk wat deze balken inhouden.

Wil je meer weten over het aanpassen van de legenda? Houd dan onze blogs in de gaten. Over het aanpassen van de legenda schrijven wij binnenkort namelijk een nieuwe blog!

Tip: Wanneer je meerdere vlag-velden gebruikt, is het duidelijker om hiervoor een nieuwe tabel te gebruiken.

Er is zó ontzettend veel mogelijk in MS Project. Wil je meer handige tips & tricks? Volg dan onze cursus MS Project. Na deze cursus kent het programma geen geheimen meer voor jou!