Kruisrapporten in Power BI

Power BI is een krachtige data-analysetool. In Power BI kun je gegevens uit één of meer bronnen koppelen. Ook kun je professionele rapportages maken. In deze rapporten kun je gemakkelijk visualisaties (bijvoorbeeld grafieken) plaatsen om de gegevens inzichtelijk te maken. Vanuit deze rapporten kunnen bovendien dashboards worden gegenereerd, die digitaal kunnen worden gedeeld met derden. Natuurlijk is het ook mogelijk om rapporten met derden te delen.

In Power BI kun je via een selectie van een gegevenspunt in een visualisatie (bijvoorbeeld een staaf in een kolomdiagram) een andere visualisatie filteren. De gekozen selectie wordt toegepast als filter op een andere visualisatie op een andere pagina. Met andere woorden: je kunt via de ene grafiek een andere grafiek filteren. Je maakt kruisrapporten.

Het maken van kruisrapporten is niet alleen mogelijk binnen een rapport (dit kan in zowel Power BI Desktop als Power BI Online), maar ook tussen verschillende rapporten. Het filteren van gegevens in een grafiek in een ander rapport is alleen mogelijk in Power BI Online.

Omdat Power BI Online hier de meeste mogelijkheden biedt, leggen wij hierin stap voor stap uit hoe je via een grafiek een andere grafiek kunt filteren. Allereerst laten wij in het kort zien hoe je een gegevensbron koppelt en rapporten maakt.

Stap 1: een gegevensbron koppelen

• Allereerst starten wij Power BI Online in een browser. Het is belangrijk dat je beschikt over een Microsoft-account, waaraan Power BI-licentie is gekoppeld.
• Vervolgens koppelen wij in Mijn werkruimte een gegevensbron om op basis daarvan een rapport te maken.

• Wij klikken onder het kopje Bestanden op Ophalen.

• In het volgende scherm kies je voor de juiste locatie. In ons geval kiezen wij voor OneDrive – Bedrijven.

• Vervolgens kies je het juiste Excel-bestand. Wij kiezen hier voor ons bestand Financial sample.xlsx en klikken op verbinden.

• Vervolgens kiezen wij ervoor om de Excel-gegevens te importeren.

• Wanneer de gegevens zijn geïmporteerd, komen wij terug in Mijn werkruimte. Hier gaan wij het eerste rapport maken.

Stap 2: een rapport maken

• Om een rapport te maken kies je in het keuzemenu voor de optie Rapport maken.

• Wij slaan dit rapport op onder de naam Rapport 1. Klik hierna op de knop Bewerken.
• In het rapport maken wij op pagina 1 een visualisatie aan op basis van de gegevens van het Excel-bestand. Wij hebben hier een Gegroepeerd kolom diagram gekozen. Onder As hebben wij het veld Country geplaatst en onder Waarden het veld Gross Sales. Per land wordt nu de bruto omzet weergegeven.

• Vervolgens maken wij een tweede pagina aan met een tweede visualisatie. Voor de tweede visualisatie kiezen wij voor een Cirkeldiagram. Onder Legenda hebben wij het veld Product geplaatst en onder Waarden het veld Gross Sales. In deze grafiek zien wij hoe de verdeling van de omzet over de verschillende producten is. Dit is een overzicht van alle landen gezamenlijk.

Stap 3: een kruisrapport maken

• Om een kruisrapport te maken zetten wij in het paneel Visualisaties onder Onderzoeken de optie Kruisrapport aan. Vervolgens slepen wij het veld Country naar Analysevelden hier toevoegen.

• Wij slaan nu het Rapport 1 op en gaan in de leesweergave naar pagina 1.
• Op pagina 1 kunnen wij nu met de rechtermuisknop klikken op een kolom en kiezen voor Onderzoeken – Pagina 2.

• Wanneer je hierop klikt, kom je op pagina 2 terecht. De visualisatie (het cirkeldiagram) is nu gefilterd op het gekozen land. In het filtervlak aan de rechterkant van je scherm zie je duidelijk op welk land is gefilterd.

Een kruisrapport met verschillende rapporten

Zoals gezegd, is het ook mogelijk om een kruisrapport te maken met verschillende rapporten. Hiervoor maken wij allereerst een tweede rapport. Dit rapport maken wij op basis van dezelfde gegevens-set als het eerste rapport. Vanuit het tweede rapport willen wij de visualisatie op pagina 2 (het cirkeldiagram) van het eerste rapport filteren.

Het nieuwe rapport maken wij opnieuw in Mijn werkruimte.

• In het tweede rapport (dat wij opslaan als Rapport 2) maken wij opnieuw een visualisatie. Wij hebben hier een Watervalgrafiek gekozen. Onder Categorie hebben wij het veld Country geplaatst en onder Waarden het veld Gross Sales.

• Wanneer de visualisatie is toegevoegd, slaan wij het rapport op. Om ervoor te zorgen dat de twee rapporten met elkaar kunnen ‘praten’, moeten wij in Mijn werkruimte de instellingen van beide rapporten wijzigen.

• Onder Detailanalyse tussen rapporten zetten wij de optie Visuals in dit rapport toestaan om analysedoelen van andere rapporten te gebruiken aan. Vervolgens slaan wij het rapport opnieuw op.

Let op: het is belangrijk dat je deze optie zowel voor Rapport 1 als Rapport 2 aanzet.

• Nu gaan wij naar Rapport 2 (leesweergave). Wanneer je met rechts klikt op een gegevenspunt kun je kiezen voor Onderzoeken. Hier kiezen wij voor pagina 2 van Rapport 1.

• We komen nu op de tweede pagina uit van Rapport 1. De gegevens zijn wederom gefilterd op basis van het geselecteerde land, zoals te zien is in het filtervlak rechts.

Zoals je ziet, kun je met een aantal eenvoudige stappen kruisrapporten maken in Power BI. Wil je graag meer leren over deze mooie data-analysetool? Volg dan een van onze trainingen Power BI. Na afloop van de cursus kun je direct aan de slag met alle mogelijkheden die het programma te bieden heeft!