E-mail beheren in Outlook

HELP, IK VERZUIP!

Een gevoel dat wij allemaal wel eens hebben, wanneer we onze mail openen. We verdrinken regelmatig in de hoeveelheid e-mails die binnenkomt… Een goed overzicht van je berichten scheelt veel stress. En dit is niet alleen goed voor je werk, maar óók voor je gezondheid! Daarom geven wij in deze blog een aantal handige tips om weer de baas te worden over je Inbox.

Wanneer je je verdiept in het managen van je Inbox, kom je meerdere theorieën tegen over hoe je controle kunt krijgen over jouw mailbox. Onderaan de streep komen deze theorieën bijna allemaal op hetzelfde neer: aan het einde van de dag moet je Postvak In (bijna) leeg zijn! We zeggen er bijna bij, omdat het helemaal leeg krijgen van je Postvak In vaak wel érg lastig is…

In onderstaande blog behandelen we de vier D’s. Wanneer je deze ‘regels’ volgt, is je mailbox aan het einde van de dag zo goed als leeg! Geweldig, toch?

De eerste D: Delete

Wanneer je je mail opent, staat er vaak een groot aantal berichten in. Om controle te krijgen beginnen we gewoon bovenaan en werken een voor een alle berichten af.

Is het bericht niet belangrijk, spam of reclame? Dan moet je de mail gelijk Deleten. Het bericht heeft voor jou immers geen toegevoegde waarde en vervuilt je Postvak In.

Onze tip: wanneer je in Outlook werkt, kun je de map Verwijderde Items automatisch leegmaken wanneer je het programma afsluit. Dit doe je via Bestand – Opties – Geavanceerd.

De tweede D: Doorsturen of Delegeren

Wanneer een mail niet voor jou bestemd is, is het verstandig om hem direct Door te sturen naar de persoon voor wie deze mail wél bedoeld is. Vervolgens kun je het bericht ook direct Deleten.

Ook wanneer je de mail aan iemand anders wilt Delegeren, kun je dit het beste direct doen en het bericht daarna verwijderen.

Heel vaak wil je de mails die je hebt doorgestuurd of gedelegeerd echter niet helemaal verwijderen. Later wil je er misschien nog wel opvolging aan geven. Om opvolging te kunnen geven aan de doorgestuurde berichten, kun je in je Verzonden Items het doorgestuurde bericht markeren met een vlag. Het is erg handig wanneer je aan de markering een herinnering hangt. Je wordt dan op het door jou gewenste tijdstip herinnerd.

Op deze manier kun je het bericht tóch verwijderen uit je Postvak In. Deze willen we aan het einde van de dag immers helemaal leeg hebben!

Een markering met herinnering maak je door op het einde van de berichtregel met rechts op het vlaggetje te klikken. Kies hier voor Herinnering toevoegen.

Later in deze blog laten we zien hoe je de gemarkeerde items eenvoudig zichtbaar kunt maken, ongeacht de locatie waar je gemarkeerde e-mail staat.

De derde D: Direct Doen

Als het bericht minder dan twee minuten werk is om af te ronden, Doe dit dan Direct. Wanneer je klaar bent, verplaats of verwijder je de mail, zodat je Inbox leger wordt. Door kleine klusjes direct af te handelen, wordt je Inbox sneller leeg én hoef je berichten geen tweede of derde keer te lezen.

De vierde D: To Do

Er blijven altijd berichten over, die je niet gelijk kunt beantwoorden of afhandelen. We gaan hier wél iets mee doen. Ons doel is immers een leeg Postvak In! Voor de mails waar we niet direct iets mee kunnen, hebben we twee oplossingen:

De map To Do

De eerste oplossing is om een map To Do aan te maken. Naar deze map verplaats je de berichten die je niet meteen kunt afronden. Hoewel dit een simpele oplossing is, bestaat het gevaar dat het een overvolle map wordt met berichten waar je nog iets mee moet doen. Je verplaatst het probleem van een volle Inbox nu naar deze nieuwe map.

Berichten markeren en een Zoekmap gebruiken

De tweede manier is iets complexer en bestaat uit meerdere stappen. Wanneer je dit systeem van ordenen echter hebt opgezet, werkt het geweldig!

De eerste stap is om het bericht in je Postvak In een vlag te geven voor opvolging. Vervolgens verplaats je de mail naar een andere map. Dit kan iedere willekeurige map zijn. Je kunt mappen maken voor (groepen) klanten, per onderwerp, enz. We raden aan om een herinnering toe te voegen aan de markering.

In de tweede stap verzamel je alle berichten met een markering in een Zoekmap. Klik hiervoor met rechts op Zoekmappen. Deze knop vind je onderaan in de navigatiebalk. Een zoekmap is een virtuele map. Je kunt het eigenlijk zien als een bewaarde zoekopdracht. Wanneer je een zoekmap verwijdert, verwijder je dan ook alleen de zoekmap en niet de berichten die in de zoekmap staan.

De zoekmap die wij willen gebruiken, is al standaard door Outlook gedefinieerd. Klik de optie E-mail gevlagd voor opvolgen aan en klik op OK.

Er verschijnt een nieuwe zoekmap, genaamd Voor opvolgen. Tussen haakjes zie je het aantal berichten dat in de zoekmap staat. Wanneer je herinneringen hebt toegevoegd aan je berichten, zie je waarschijnlijk dat sommige berichten rood zijn. De rode berichten in de zoekmap had je eigenlijk al moeten afronden, omdat de herinneringsdatum in het verleden ligt.

Heb je een bericht opgevolgd en afgerond? Klik dan op de vlag om deze te markeren als voltooid. Het bericht krijgt een vinkje en verdwijnt uit de zoekmap.

Omdat je de zoekmap erg veel gebruikt, is het niet handig om iedere keer helemaal naar beneden te scrollen. Daarom gaan we de zoekmap toevoegen aan onze Favorieten. Klik hiervoor met rechts op de zoekmap Voor opvolgen en kies Toevoegen aan Favorieten. De zoekmap Voor opvolgen is toegevoegd aan jouw favoriete mappen. Je kunt de volgorde in je Favorieten zelf bepalen door de mappen naar de gewenste positie te verslepen.

Er is zó ontzettend veel mogelijk in de Office-programma’s. En al deze handigheidjes kunnen je enorm veel tijd én frustratie besparen! Wil je meer handige tips & tricks in een van de Office-programma’s leren? Volg dan een van onze cursussen Outlook, Excel, Word, Project of PowerPoint. Na deze cursussen kennen de programma’s geen geheimen meer voor jou!