Excel: verwijderen van dubbele records

Dubbele waarden in Excel… een probleem waar we allemaal wel eens tegenaan lopen. Je hebt zó je best gedaan om adressen te verzamelen en dan blijken er allerlei dubbele records (gegevens) in je Excel-bestand te staan. Op deze manier kun je de verzamelde gegevens helaas niet goed gebruiken. Gelukkig zijn er in Excel meerdere mogelijkheden om het bestand te ontdubbelen!

In deze blog gaan wij een Excel-bestand met dubbele records op verschillende manieren ontdubbelen. Allereerst kijken we naar het verwijderen van volledig identieke regels. Daarna bespreken we het verwijderen van dubbele waarden. Tot slot laten we zien hoe je de dubbele records niet definitief verwijdert, maar kunt verplaatsen.

We gaan aan de slag met onderstaand voorbeeld. Zoals je ziet, zijn er twee regels volledig identiek (rij 2 en 4). Daarnaast staat in de kolom Bedrijf meerdere malen hetzelfde bedrijf (Drankgroothandel ’t Flesje). Dit zijn dubbele waarden. Met de optie Dubbele waarden verwijderen kun je zelf bepalen of je de volledig identieke regels wilt verwijderen, of alleen de dubbele waarden.

Volledig identieke records verwijderen

Als eerste verwijderen wij de volledig identieke records in het Excel-bestand. Om deze records te verwijderen, zorg je allereerst ervoor dat je in de lijst met gegevens staat. Vervolgens klik je op het tabblad Gegevens op de knop Dubbele waarden verwijderen. In je eigen Excel zie je waarschijnlijk alleen een klein knopje.

Wanneer je op deze knop klikt, verschijnt het onderstaande venster. In dit venster kun je de kolommen opgeven die dubbele waarden bevatten.

Het resultaat van de verwijderopdracht is afhankelijk van de selectie die je opgeeft. In ons bestand zitten twee volledig identieke records. Omdat wij in dit geval de volledig identieke regels willen verwijderen, laat je alle vinkjes staan en klik je direct op OK. Het volgende venster verschijnt.

Zoals je ziet, heeft Excel een dubbel record gevonden en verwijderd!

Dubbele waarden verwijderen

Het kan natuurlijk ook zo zijn dat er geen volledig identieke records in het bestand voorkomen, maar wél dubbele waarden. Stel je voor dat in ons voorbeeld ieder bedrijf maar één keer mag voorkomen. Ook om deze records te verwijderen gebruiken we het venster Dubbele waarden verwijderen.

Verwijder met uitzondering van de kolom Bedrijf de vinkjes voor alle opties en klik op OK. Je ziet dat er wederom een aantal records wordt verwijderd. Bij de dubbele records blijft het eerste record bewaard en worden de records die later in de lijst staan verwijderd.

Zoals je ziet, kun je op deze manier relatief eenvoudig een bestand opschonen. Een nadeel van deze methode is echter dat de records worden verwijderd. Je bent de originele records dus kwijt wanneer je het bestand afsluit. Wij adviseren daarom om altijd eerst een kopie van het bestand te maken, voordat je het bestand gaat ontdubbelen. Op deze manier blijft het originele bestand behouden en verlies je geen gegevens.

Unieke records verplaatsen

Wanneer je de functie Dubbele waarden verwijderen gebruikt, verwijder je de dubbele records dus definitief uit de lijst. Excel heeft echter óók een functie waarbij je de unieke records naar een andere locatie kunt verplaatsen. Het originele bestand blijft op deze manier behouden. Je doet dit met behulp van het Uitgebreid filter.

Om het venster op te roepen, klik je op het tabblad Gegevens op de knop Geavanceerd, zodat het volgende venster verschijnt.

In dit bovenstaande venster hebben wij alvast een aantal velden ingevuld. Wanneer je in de tabel staat, is het lijstbereik automatisch al voor je ingevuld.

Ten eerste moet je de optie Kopiëren naar andere locatie activeren. Wanneer je dit gedaan hebt, klik je in het nu geactiveerde tekstvak Kopiëren naar en selecteer je de cel die de linkerbovenhoek van de nieuwe lijst moet worden. Als laatste activeer je de optie Alleen unieke records en klik je op OK.

De unieke waarden worden nu naar de nieuwe locatie gekopieerd. Wanneer je de nieuwe lijst bekijkt, zie je dat deze één record minder bevat. Dit is precies het aantal dat in het eerste voorbeeld ook werd verwijderd.

In bovenstaand voorbeeld hebben wij het Uitgebreid filter gebruikt om unieke regels te verplaatsen. Hiermee hebben we een nieuwe lijst gecreëerd zonder volledig identieke regels. Het is ook mogelijk om de optie Uitgebreid filter toe te passen op dubbele waarden in een kolom. Dit kun je doen door criteria op te nemen in het tekstvak Criteriumbereik. Dit is echter geen eenvoudige basistechniek. Daarom laten wij dit in deze blog buiten beschouwing.

Wil je graag meer handige tips & tricks leren in Excel? Of wil je graag de basistechnieken beter onder de knie krijgen om efficiënter te werken in Excel? Volg dan een van onze cursussen. Van basis tot gevorderd, er is voor ieder wat wils!