Gegevens importeren in Excel via PowerQuery

PowerQuery is een hulpprogramma dat het eenvoudig maakt om gegevens van willekeurig welke bron te importeren, te stroomlijnen en vervolgens te analyseren in Excel. Het is een onderdeel van zowel Excel als van PowerBI.

In deze blog laten wij zien hoe je data kunt importeren in Excel en kunt omzetten in een bruikbare tabel. In ons voorbeeld maken wij een tabel met alle gemeenten van Nederland, uit te splitsen naar provincie en vakantieregio. Deze informatie biedt de Rijksoverheid aan op haar website, maar niet in bruikbare vorm. Door PowerQuery de informatie van de website te laten halen, is het maar een paar stappen om de gegevens om te zetten in een nette Excel-tabel!

Aan de slag!

Stapsgewijs laten wij zien hoe je de gegevens kunt toevoegen aan Excel. Allereerst ga je naar de website met de gezochte gegevens, en kopieer je het adres, de url. Je kunt desgewenst hierna je browser sluiten. PowerQuery heeft geen browser nodig om contact te maken met een website. Vervolgens start je Excel, bij voorkeur met een lege werkmap, en ga je naar het tabblad Gegevens.

Vooraan in het lint, in de sectie Gegevens ophalen en transformeren, kies je de knop Van het web.

In het venster dat verschijnt plak je het gekopieerde adres van de website in de url-regel, en bevestig je met OK.

Mocht er een venster verschijnen waarin wordt gevraag hoe de website bezocht kan worden, kies dan Anoniem. Voor deze website heb je namelijk geen inlognaam en wachtwoord nodig.

In het volgende venster toont PowerQuery de gevonden tabellen op de website. Je kunt, door de tabelnaam te selecteren, een preview krijgen van de tabelgegevens. Kies de juiste tabel en klik op Gegevens transformeren. Je kunt helaas maar één tabel kiezen. Heb je gegevens nodig uit meerdere tabellen, dan zul je een aantal stappen moeten herhalen.

Het PowerQuery-venster wordt nu geopend, en toont de gekozen tabel:

Om de plaatsnamen uit de provincies onder elkaar, als losse items te krijgen, zul je de kolom ‘Gemeenten’ moeten splitsen, op het scheidingsteken ’komma’. Zorg dat de kolom ‘Gemeenten’ is geselecteerd, door op de kolomnaam te klikken. Selecteer het tabblad Transformeren, en klik op Kolom splitsen.

Geef aan dat je de kolom wilt splitsen op scheidingsteken, kies Komma, en klik op OK:

Excel maakt nu voor iedere gemeente een aparte kolom, in een soort van draaitabel. Om van kolommen rijen te maken dien je deze draaitabel op te heffen, zodat er een normale tabel ontstaat. Selecteer de kolom ‘Provincie’ en klik op Draaitabel opheffen voor kolommen. Kies uit het menu: Draaitabel voor andere kolommen opheffen.

Tip: heb je per abuis een verkeerde keuze gemaakt? Aan de rechterkant van het scherm zie je de Toegepaste stappen. Selecteer de stap die je ongedaan wilt maken en klik op het zwarte kruis dat aan de stap voorafgaat. PowerQuery reageert niet op Ctrl-Z of andere manieren die Office kent om je laatste handeling terug te draaien!

Het resultaat moet er nu als volgt uitzien:

De kolom ‘Kenmerk’ is overbodig en kun je verwijderen. Je kunt de kolom verwijderen door de kolom te selecteren. Vervolgens kies je op het tabblad Start voor de knop Kolom verwijderen. Verander vervolgens de naam van de kolom ‘Waarde’ in ‘Gemeente’, door in de kolomkop te dubbelklikken en de naam aan te passen. Bevestig met Enter.

De gegevens zijn nu klaar om in Excel gebruikt te worden. Kies op het tabblad Start de knop Sluiten en laden om een tabel in Excel te krijgen:

Extra fijn: de query die is gemaakt in PowerQuery met de gegevens van de website blijft gekoppeld aan het Excel-bestand, en kan altijd weer worden opgeroepen om eventuele wijzigingen aan te brengen. Mochten de gegevens op de website aan verandering onderhevig zijn, dan is het goed om te weten dat met één keer klikken op de knop (Alles) Vernieuwen, Excel de tabel bijwerkt met de laatste gegevens van de website!

PowerQuery is een zeer krachtig hulpmiddel met heel veel mogelijkheden. Wil je meer leren over de mogelijkheden van deze tool? Volg dan onze cursus Excel PowerQuery. Na afloop van de cursus kun je Excel nóg efficiënter gebruiken!