Opmerkingen of notities in Excel
In Excel kun je tegenwoordig zowel een notitie als een opmerking plaatsen. Het zijn allebei heel handige opties, maar wanneer gebruik je nu welke optie? In deze blog gaan wij uitgebreid in op de voor- en nadelen van de beide opties. Maar als eerste leggen wij uit wanneer je nu precies in Excel een notitie of juist een opmerking gebruikt. Daarna vertellen wij nog allerlei handigheidjes voor beide opties!
Wanneer gebruik je een notitie?
Een notitie in Excel is bedoeld voor het toevoegen van aantekeningen of herinneringen aan cellen. Een notitie heeft geen vak Antwoorden. Wanneer je dus geen discussie hoeft te voeren over de inhoud van de cellen, gebruik je een notitie.
Wanneer gebruik je een opmerking?
Opmerkingen hebben een vak Antwoorden. Wanneer je de Excel-map deelt en mensen moeten reageren, gebruik je een opmerking. Je kunt de verschillende antwoorden zien en er wordt in feite een gesprek gevoerd in de werkmap. Wanneer je dus de gegevens in een cel wilt bespreken, gebruik je een opmerking.
Notities converteren naar opmerkingen
Wil je na het lezen van deze blog alleen nog maar met opmerkingen werken? Dan heb je de mogelijkheid om alle notities in één keer om te zetten naar opmerkingen. Dit doe je op het tabblad Controleren. Klik hier op de keuzelijst van de knop Notities en kies voor Converteren naar opmerkingen. Er verschijnt nog een waarschuwingsvenster, maar wanneer je op Alle notities converteren klikt, worden alle notities omgezet naar opmerkingen.
Voordelen van notities
Er zijn gebruikers in Excel die notities volledig hebben vervangen door opmerkingen, maar het plaatsen van notities heeft zeker voordelen:
- allereerst kun je heel eenvoudig een notitie invoegen (of bewerken) met de sneltoets Ctrl + F2;
- een ander voordeel van een notitie is dat je in een notitie, in tegenstelling tot in een opmerking, de tekst kunt opmaken;
- een derde handige optie van notities is dat je hieraan ook afbeeldingen kunt toevoegen.
Bij het converteren van notities naar opmerkingen worden alle opmaak en eventuele afbeeldingen die in notities zijn geplaatst verwijderd.
Voordelen van opmerkingen
Ondanks dat het gebruiken van notities een aantal voordelen kent, hebben ook opmerkingen grote voordelen:
- bij een opmerking heb je een echte discussielijn;
- je kunt je vraag specifiek aan iemand richten door @(naam) te gebruiken.
- je kunt een opmerking eenvoudig invoegen met behulp van de toetsencombinatie Ctrl + Shift + F2;
- wanneer je een opmerking hebt getypt, kun je deze eenvoudig plaatsen met behulp van de toetsencombinatie Ctrl + Enter;
- wanneer je Tread oplossen gebruikt (klik op de drie puntjes naast het potloodje), sluit je de discussie. Je kunt dan nog wel de opmerkingen bekijken, maar er kunnen geen toevoegingen meer worden gedaan.
Navigeren tussen notities en opmerkingen
Bij zowel notities als opmerkingen kun je navigeren tussen de verschillende notities en opmerkingen. Bij opmerkingen zijn de mogelijkheden een stuk geavanceerder.
Als eerste de meest bekende manieren van navigeren. Dit doe je op het tabblad Controleren. De opties zoals zichtbaar in de onderstaande afbeelding spreken voor zich.
Bij de optie Alle notities weergeven worden alle noties weergegeven. Ze zijn dan allemaal zichtbaar in je Excel-blad. Nadeel is dat je door de map heen moet scrollen om de notities te bekijken.
Hierbij zijn opmerkingen handiger dan notities. Helemaal handig om te weten is dat je opmerkingen niet alleen in Excel kunt maken, maar ook in Word en PowerPoint. Klik hiervoor rechtsboven in je werkmap of document op de knop Opmerkingen.
Wanneer je hierop klikt, verschijnt aan de rechterzijde van het blad het taakvenster Opmerkingen.
Je ziet dat je in dit taakvenster eenvoudig je opmerkingen kun bewerken, sluiten of een nieuwe opmerking kunt maken.
Notities en opmerkingen printen
In Excel kun je zowel de notities als opmerkingen printen. Dit doe je in het venster Pagina-instelling.
De eenvoudigste manier is om naar het afdrukvoorbeeld te gaan met Ctrl + P en dan onderin op de optie Pagina-instelling te klikken. Ga hier naar het tabblad Blad.
Door bij Opmerkingen en notities te kiezen voor Einde blad worden alle opmerkingen en notities aan het einde van het document geprint.
Wil je graag meer van dit soort handige tips voor het werken in Excel? Volg dan onze basiscursus Excel en leer alle ins & outs van dit geweldige programma!