Stoplichten gebruiken in MS Project
In MS Project kun je veel informatie zichtbaar maken door te wisselen tussen verschillende weergaven en tabellen, of door bestaande velden/kolommen toe te voegen aan bestaande tabellen. Wanneer je een kolom met getallen toevoegt aan een tabel is dit echter niet altijd een vooruitgang.
Misschien wil je in één oogopslag kunnen zien welke taken binnen of juist buiten het budget zijn terechtgekomen. Dit kun je in MS project doen door een kolom met pictogrammen, zoals stoplichten of smileys, toe te voegen. Je moet hiervoor wel een paar extra handelingen verrichten.
In deze blog leggen wij aan de hand van onderstaand voorbeeld uit hoe je stoplichten kunt gebruiken in MS Project.
Basislijn instellen
Wanneer je afwijkingen in de duur of kosten zichtbaar wilt maken in je project, moet je een basislijn hebben opgeslagen. Je gaat de werkelijkheid immers afzetten tegen de oorspronkelijke planning. Wanneer je geen basislijn hebt opgeslagen, kun je wel gebruik maken van pictogrammen, maar je kunt niet weergeven of taken afwijken van de oorspronkelijke planning. Je kunt dus bijvoorbeeld wel alle taken met een duur langer dan vijf dagen of met hogere kosten dan € 10.000,- zichtbaar maken, maar niet de taken die afwijken van de oorspronkelijke planning.
De basislijn stel je in via het tabblad Project. Klik op de knop Basislijn instellen. Een uitgebreide uitleg over het gebruik van basislijnen zullen wij in een latere blog behandelen. In de onderstaande afbeelding hebben wij de basislijn zichtbaar gemaakt via het tabblad Opmaak – Basislijn. De basislijn is de donkere lijn. Deze loopt nu nog volledig gelijk aan de planning.
Taken gereed melden
De volgende stap is het gereed melden van de verschillende taken. Wij hebben alle taken 100% afgemeld en meerdere taken een afwijkende duur als de oorspronkelijke planning gegeven. Het project ziet er in het Vergelijkend Ganttdiagram nu als volgt uit.
Om de afwijkingen in duur anders zichtbaar te maken hebben wij in de onderstaande tabel de velden Duur volgens basislijn (de oorspronkelijke planning), Werkelijke duur en Afwijking van duur toegevoegd.
Hoewel wij de afwijking eenvoudig zichtbaar kunnen maken met behulp van de kolom Afwijking van duur, werkt dit niet altijd even prettig. Het zou veel fijner zijn als wij hier een kolom met pictogrammen hebben, zodat wij in een oogopslag kunnen zien welke taken te lang of juist (te) kort hebben geduurd.
Een formule plaatsen
Het is in MS Project niet mogelijk om aan de kolom Afwijking van duur zelf een pictogram toe te wijzen. Wij moeten dit dus doen via een omweg.
Als eerste gaan wij de kolom Duur1 aan de tabel toevoegen. Dit is een vrije kolom, met de opmaak Duur.
Omdat het een vrije kolom is, staat er overal 0 dagen in. Je kunt deze handmatig invullen, zelfs bij de samenvattingstaken. Wij gaan deze echter niet handmatig vullen, maar plaatsen hier door middel van een formule een verwijzing naar het veld Afwijking van duur.
De tweede stap is het klikken met de rechtermuisknop op de kolomkop Duur1. Kies uit het snelmenu de optie Aangepaste velden. Het volgende venster verschijnt:
Wij hebben alvast de naam van de kolom aangepast via de knop Naam wijzigen. De naam Duur 1 zegt straks niet zoveel. Klik nu op de knop Formule. Wij willen een standaard verwijzing naar het veld Afwijking van duur.
Klik hiervoor op de knop Veld en wijs de optie Duur aan. Alle duur-velden verschijnen. Kies hier voor Afwijking van duur.
Klik op OK. Er verschijnt een waarschuwingsvenster, waarin wordt aangegeven dat eerder ingevoerde waarden worden verwijderd. Wij hebben niets handmatig ingevoerd, dus je kunt met een gerust hart op OK klikken.
Wanneer je het venster Aangepaste velden nu zou sluiten, zou de nieuwe kolom (Afwijking budget uren) gelijk zijn aan de kolom Afwijking duur. Dit is echter niet wat wij willen.
Pictogrammen toewijzen
De laatste stap is het toewijzen van de pictogrammen. Dit doe je door onderin het venster op de knop Grafische indicatoren te klikken. Wij hebben het venster vast ingevuld.
Wij hebben bewust niet gekozen om ook een pictogram bij is gelijk aan 0 toe te voegen. Dan verschijnt er namelijk bij iedere taak een pictogram en vallen de afwijkingen minder op.
Klik twee keer op OK om terug te keren naar het project. In de nieuwe kolom zie je nu de pictogrammen verschijnen.
Wanneer je het pictogram aanwijst, verschijnt de waarde (afwijking) van het veld. Dit nieuwe veld is een standaard veld. Je kunt het dus gebruiken bij je filters, markeringen, etc.
Zoals je ziet, is het heel handig om stoplichten te gebruiken in MS Project. Wil je meer handige tips & tricks? Volg dan onze cursus MS Project Basis. Na deze cursus heb je alle handvatten om professioneel met MS Project aan de slag te gaan.