Tekstfragment plaatsen in Word

Alledaagse werkzaamheden wil je natuurlijk graag zo efficiënt mogelijk uitvoeren. Binnen de Office-programma’s zijn er allerlei trucjes om tijd te besparen. Ook Word kent een heel handige functie waarmee je veel tijd kunt besparen. Tekstfragmenten die je veel gebruikt, kun je namelijk gemakkelijk toevoegen als bouwstenen. Vervolgens kun je deze tekstfragmenten heel snel plaatsen in je document!

Met behulp van bouwstenen kun je dus zaken als je adres snel toevoegen. Maar er is nog meer mogelijk! Wanneer je bijvoorbeeld vaak voorstellen verstuurt, is het handig wanneer je binnen een standaard tekstfragment een aantal dingen zelf kunt invullen, zoals de prijs. Dit kan in Word gemakkelijk met behulp van invulvelden.

In deze blog leggen wij allereerst uit hoe je een bouwsteen van een tekstfragment maakt in Word en hoe je deze in een document plaatst. Vervolgens leggen wij uit hoe je een invulveld maakt in een tekstfragment.

Een bouwsteen maken van een tekstfragment

Wanneer je snel een tekstfragment wilt invoegen in een Word-document ga je aan de slag met bouwstenen. De bouwstenen zijn de tekstfragmenten. Maar voordat je de bouwstenen kunt gebruiken, moeten deze natuurlijk wel gemaakt worden. Wij leggen stap voor stap uit hoe je bouwstenen in Word kunt maken.

• Open een document met tekstfragmenten (bijvoorbeeld je adres). Wij gaan van deze tekstfragmenten bouwstenen maken.
• Selecteer het eerste tekstfragment en klik in het lint Invoegen in het groepsvak Tekst op de knop Snelonderdelen verkennen.
• Klik vervolgens op de optie Selectie opslaan in de galerie Snelonderdelen. Het volgende venster verschijnt:

• Verander de voorgestelde naam en klik op OK. Je hebt het geselecteerde fragment nu als bouwsteen opgeslagen!

Het plaatsen van een bouwsteen

Nu je een bouwsteen hebt gemaakt van het gewenste tekstfragment, is de volgende stap het plaatsen van de bouwsteen in jouw document. Om de bouwsteen te plaatsen kies je in het lint Invoegen voor Snelonderdelen verkennen. Je ziet de zojuist gemaakte bouwsteen bovenin je venster staan. Klik nu het fragment eenmaal aan. Het wordt direct in het document geplaatst.

Onze tip: wil je een nóg snellere manier om een tekstfragment te plaatsen? Typ dan (minstens) de eerste vier letters van de naam van de bouwsteen en druk vervolgens op de functietoets F3. Het fragment wordt ook nu direct in het document geplaatst!

Invulvelden binnen tekstfragment maken

In het bovenstaande voorbeeld hebben wij gezien dat je heel gemakkelijk een standaard tekstfragment in een document kunt plaatsen. Maar stel nu dat je vaak hetzelfde tekstfragment gebruikt, maar dat hierin iedere keer één of twee onderdelen anders zijn. Voorbeelden zijn het product of de prijs:

Wij bieden u graag de cursus xxx aan voor xxx euro.

Wanneer je voor de cursus en de prijs (xxx) invulvelden maakt, verschijnen er pop-upvensters waarin wordt gevraagd naar de betreffende gegevens. Wij leggen stap voor stap uit hoe je invulvelden binnen een tekstfragment maakt.

Typ het tekstfragment waar je een invulveld wilt toevoegen. Op de plek waar je een invulveld wenst, druk je op de toetsencombinatie Ctrl + F9. Je ziet de cursor verschijnen tussen twee accolades in een grijs vak. Let op dat je wél eerst een spatie hebt getypt.

Om duidelijk te maken dat je hier zelf gegevens wilt invoeren, typ je fillin. Word weet nu dat je zelf tekst wilt invoeren. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het woord fillin en kies voor de optie Veld bewerken. Het volgende venster verschijnt:

In het veld onder Aanwijzing kun je de vraag typen die hoort bij het invulveld. In ons voorbeeld is dit de vraag Welke cursus? Het is ook mogelijk om de vraag direct achter fillin tussen dubbele aanhalingstekens te typen.

Wanneer je het volledige tekstfragment hebt getypt en de gewenste invulvelden hebt aangemaakt, druk je vervolgens op Alt + F9 om de functies te verbergen. Op de plaats van de invulvelden is nu een lege plek.

Tot slot maak je van het tekstfragment een bouwsteen zoals wij eerder in deze blog hebben uitgelegd. Wanneer je nu de bouwsteen toevoegt aan het document, verschijnt er een pop-upvenster met de vraag voor het invulveld!

Tip: geef de bouwsteen een korte naam of code. Op deze manier kun je de bouwsteen heel snel toevoegen! Je hoeft dan slechts de code en F3 te typen!

In onderstaande video zie je de pop-upvensters verschijnen. Wij hebben de bouwsteen de naam X1 gegeven. Wij typen daarom X1, gevolgd door F3. De bouwsteen wordt geplaatst en Word vraagt om de gewenste antwoorden.

Zoals je ziet, is het helemaal niet zo moeilijk om in Word eigen bouwstenen en zelfs eigen invulvelden te maken. Wil je meer van dit soort handige tips leren in Word? Volg dan onze cursus Word Gevorderd. Na afloop van deze training heb je ruim voldoende handvaten om nóg efficiënter aan de slag te gaan met het programma!